October 10, 2025
ในหลายสํานักงานทั่วโลก พื้นที่ประชุมที่มีคุณค่าสูง มักจะใช้งานน้อย หรือแย่กว่านั้น มีการจองสองครั้งและการสนทนาที่เกิดขึ้นเอง ก็พยายามหาพื้นที่สําหรับบริษัทนานาชาติที่บริหารห้องพักหลายร้อยห้องในหลายชั้น นี่ไม่ใช่แค่ความไม่สะดวก แต่เป็นการสูญเสียผลผลิตและเวลาร่วมมือที่สามารถวัดได้
เพื่อตอบโจทย์กับโจทย์เหล่านี้ องค์กรชั้นนํากําลังหันไปยังแท็บเล็ตการจองการประชุมและระบบจองห้องประชุมเพื่อปรับปรุงการกําหนดเวลา, ติดตามการใช้ห้องพัก และเพิ่มประสบการณ์ที่ทํางานโดยรวมล่าสุดได้กําหนดใหม่วัฒนธรรมการประชุมของตน โดยใช้แท็บเล็ตห้องประชุมการแก้ไข
ลูกค้าทํางานในอุตสาหกรรมโปรแกรมและบริการไอที มีพนักงานมากกว่า 3,000 คน แบ่งกระจายไปทั่วหกประเทศ สํานักงานใหญ่ในแคลิฟอร์เนียดูแลการประชุมยุทธศาสตร์โครงการครุภัณฑ์, และการประชุมผู้บริโภครายวัน. อย่างไรก็ตามเมื่อการทํางานทางไกลและการทํางานแบบไฮบริดขยายไปหลังจากปี 2020 บริษัทระบบจองสํานักงานพยายามที่จะสนับสนุนการประชุมใหม่ของมัน
พนักงานมักจะมาที่ห้องประชุมและพบว่าห้องนั้นมีคนอยู่ แม้ว่าจะมีการจองไว้ แต่บางคนก็หลีกเลี่ยงการจองโดยสิ้นเชิง เพราะไม่แน่ใจว่าห้องจะว่างหรือไม่การอัพเดทด้วยมือในปฏิทินร่วมกันทําให้เกิดความไม่สอดคล้องระหว่างส่วนราชการและเขตเวลาผลลัพธ์คือการเสียเวลาและความผิดหวัง ทําลายการร่วมมือในบริษัทที่สร้างขึ้นบนนวัตกรรม
การตรวจสอบภายในเปิดเผยถึงขนาดของปัญหาทั้งหมด
ผ่าน25% ของช่วงเวลาการประชุมเป็น "การจองผี" ที่ห้องที่จองไว้ไม่ได้ใช้
พนักงานใช้เงินโดยเฉลี่ย10 นาทีต่อการประชุมการหาพื้นที่ว่าง
ผู้บริหารอํานวยความสะดวก ไม่สามารถมองเห็นการใช้งานห้องจริงใน 12 ชั้นของสํานักงาน
โดยไม่มีการรวม โปรแกรมแสดงเวลาห้องสําหรับบริษัทที่จัดประชุมภายในมากกว่า 200 ครั้งต่อวันแม้แต่ความไม่ประสิทธิภาพเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็มีผลรวมที่สําคัญ.
เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ บริษัทได้นําเครือข่ายแท็บเล็ตการประชุมสมาร์ทในสํานักงานทั่วโลกแท็บเล็ตบริหารห้องธุรกิจที่ติดตั้งอยู่ข้างนอกทุกพื้นที่ประชุม เชื่อมต่อกับระบบจองห้องประชุมมีการบูรณาการกับ Microsoft Outlook และ Google Workspace
แต่ละคนแท็บเล็ตกําหนดเวลาสํานักงานรายงานความพร้อมในเวลาจริง, การจองที่กําลังจะมา, และข้อมูลความจุห้อง. พนักงานสามารถจองห้องประชุมทันที, ขยายการประชุม, หรือปล่อยพื้นที่ด้วยการแตะเดียว. แท็บเล็ตออฟฟิศออฟฟิศและมีการร่วมกันด้วยระบบปฏิทินของบริษัท โดยกําจัดความแตกต่างของข้อมูลระหว่างชั้นและภูมิภาค
สําคัญคือการจัดจําหน่ายสนับสนุนอินเตอร์เฟซหลายภาษาที่สําคัญสําหรับกําลังงานที่ทํางานข้ามเขตเวลาและภูมิภาควัฒนธรรมการแก้ไขห้องประชุมในธุรกิจจากระยะไกลผ่านดัสบอร์ดในเมฆ เพื่อให้มีการอัพเดทอย่างต่อเนื่อง และการบํารุงรักษาในสถานที่อย่างน้อย
หลังจากการติดตั้ง การเปลี่ยนแปลงเป็นเกือบทันที ป้ายห้องประชุมดิจิตอลแสดงตัวชี้วัดความพร้อมที่มีรหัสสี สีเขียวสําหรับฟรี สีแดงสําหรับการใช้งาน สีเหลืองสําหรับการจองที่รอการจองแท็บเล็ตแสดงผลการกําหนดเวลาสํานักงาน สามารถจองได้ทันที สําหรับการหารือ ad-hoc
สําหรับการประชุมโครงการซ้ํา ๆโปรแกรมจองห้องโดยอัตโนมัติสynchronized กับระบบภายใน การส่งเตือนและปล่อยห้องถ้าผู้เข้าร่วมไม่ได้เช็คอินภายใน 10 นาทีติดตามการใช้ห้องประชุม.
ความเรียบง่ายทางสายตาของ แผ่นแสดงภาพห้องประชุมลดการขัดแย้งและส่งเสริมการควบคุมพื้นที่ที่ดีขึ้น พนักงานได้รับใช้กระบวนการใหม่อย่างรวดเร็ว เพราะทําให้การร่วมมือประจําวันไม่ยุ่งยากและโปร่งใส
ภายใน 3 เดือนหลังจากการใช้บริการ บริษัทได้บันทึกการปรับปรุงผลการดําเนินงานที่ชัดเจน:
การใช้ห้องเพิ่มขึ้น 37%โดยการปล่อยจองอัตโนมัติ
เวลาในการบริหารลดลง 45%เมื่อพนักงานไม่พึ่งพากับการกําหนดเวลาด้วยมือหรือการยืนยันทางอีเมล
การช้าในการประชุมลดลง 60%, ด้วยการมองเห็นในเวลาจริงในห้องว่าง
ทีมงานอํานวยความสะดวก ได้รับความรู้ที่สามารถนําไปใช้ในแนวโน้มการใช้งาน ช่วยให้มีการปรับปรุงการจัดวางสํานักงานและลดพื้นที่ที่ใช้งานน้อย
รายการเครื่องมือประสิทธิภาพการประชุมบริษัท ไม่เพียงแต่ทําให้การดําเนินงานเรียบง่าย แต่ยังสร้างวัฒนธรรมที่โปร่งใสและขับเคลื่อนโดยข้อมูลมากขึ้น การตัดสินใจเกี่ยวกับการออกแบบพื้นที่ทํางานตอนนี้ถูกอ้างอิงจากมาตรฐานการใช้งานจริงแทนการสมมุติฐาน
"แท็บเล็ตห้องประชุมใหม่ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทํางานของเรา" ผู้นําพื้นฐานไอทีของลูกค้ากล่าวว่า "ก่อนหน้านี้การจัดโปรแกรมเป็นความวุ่นวาย" คนจองห้องและไม่เคยมาตอนนี้เราสามารถดูความพร้อมในเวลาจริง, จัดการทุกสิ่งทุกอย่างโดยกลาง และทีมงานของเราทํางานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
คําแถลงนี้สะท้อนถึงแนวโน้มที่กว้างขวางกว่า ระหว่างบริษัททั่วโลก คือการเปลี่ยนแปลงจากการจัดการพื้นที่แบบปฏิกิริยาไปสู่สภาพแวดล้อมการร่วมมือแบบโปรแอคทีฟ และดิจิตอลเป็นอันดับแรก
